オリジナル化粧品の開発を進める中で、化粧品OEMの担当者との間で問い合わせをした内容に対する返信が遅かったり、時には来なかったりするケースがあります。 連絡が遅くなることによって、重要な決定が遅くなったり、発売までのスケジュールに遅延が発生してしまう可能性があり、場合によってはその案件自体が無くなってしまう恐れもあります。
それでは、化粧品OEMの担当者との間で連絡の遅延、または連絡が来なくなった場合、どの様に対処すれば良いのでしょうか。 今回の記事では化粧品OEMからの連絡が遅い場合、返って来ない場合の対処法についてご説明したいと思います。
化粧品OEMからの連絡が遅い、連絡がないときの対処法
こちらからの問い合わせに対して、連絡が遅かったり来なかったりした際はリマインドをする事が一般的ですが、こちら側が原因になっている可能性もあります。 取引先にリマインドをする前に、まず下記のことを再確認しておきましょう。
人によっては同僚や複数の取引先の方とメールでやりとりを行います。また、取引先からのメルマガやアプリの通知メールなど、普段はあまり読まないメールも多く届く場合があります。その中でつい取引先からの重要な返信を見落とす場合も少なくはありません。今一度、リマインドしようとしている取引先のメールを検索し、未返信であることを確認しておきましょう。 複数の取引先とやりとりをする場合、取引先別で受信フォルダーを分ける方法もオススメです。
初めてメールでやりとりをする取引先の場合に多いのが、取引先からのメールが迷惑メールフォルダーに入っていたケースです。また、稀にですが何らかの操作ミスで迷惑メールの設定になってしまったケースもあります。 改めて迷惑メールフォルダーを確認し直してみましょう。
メールでのやり取りによくある事ですが、自分では送ったつもりが、電波の関係などでメールが未送信になっているケースや、単純に送信できておらず、未送信のままで下書きフォルダーに残っているケースがあります。 リマインドを行う前に、自分のメールが送信済みになっていることを確認してみましょう。
問い合わせの内容によっては、関係各所へ細かい確認が必要になる場合があり、ある程度の時間が必要になります。例えば見積もりやリードタイムの確認については、細かい確認や調整が必要であることからある程度確認に時間がかかる事があります。 改めて自分が問い合わせた内容について、時間を要する内容ではないか振り返ってみるのも良いと考えられます。
取引先が多忙である場合、緊急度の低い内容であれば対応が後回しになってしまうこともあります。 ビジネスでは物事を曖昧にしておくことは後々トラブルにつながる恐れがあるため、何らかの問い合わせに対して確実に返答が欲しい期日が分かっている場合は、返信希望日などを添えて問い合わせを行う様にしましょう。
稀なケースですが、取引先が連休に入っていたり、取引先の担当者が休暇を取っている、病欠になっているというケースもあります。 企業にもよりますが、大型連休が近付くと取引先へ連休中の営業日に関するお知らせを行う企業もあります。 また、担当者の休暇や病欠などにより連絡が取れない場合は、一時的に代理の担当者を立てている場合があります。 過去のメールを確認し直し、取引先自体が休業になっていたり、担当者が不在になっていないかを改めて確認してみるのも良いと考えられます。
リマインドを行う際の注意点
自身の再確認が済み、改めてリマインドを行う際にも気をつけておきたいポイントがあります。
例え自分に落ち度がなかった場合でも、大切なビジネスパートナーであることに変わりは無いため、決して感情的にならない様に注意が必要という点です。 相手を責め立てる様な印象の文面を送ってしまうと、今後の取引に影響が出てしまう可能性があります。 リマインドの際は、冷静な気持ちで角が立たない表現に、可能であれば少し下手に出るくらいの気持ちを意識してみましょう。 相手に悪い印象を与えないリマインドを行うためには、次にあげるポイントを意識してみましょう。
冒頭から「先日の問い合わせについていかがでしょうか？」「お返事いただけておりません」などストレートな表現は避けたほうが良いと考えられます。 例えば、「先日はお時間を頂戴致しまして有難うございました」など、相手に対して感謝の意を伝えることで、ワンクッション置くことをオススメします。 そこから要点を丁寧にお伝えした上で、「お忙しいところ誠に申し訳ございませんが〜」など、相手への気遣いの言葉を添えると更に良いでしょう。
リマインド前に自身で行う確認と同様に、こちらからのメールが迷惑メールフォルダーに入っていたり、見落としていたり、送受信できていなかったりなどの可能性も考えられます。 相手に罪悪感を持たせずにやりとりするのもビジネスとしては必要なので、何らかの理由で返せなかったことを想定した内容にしましょう。
先述の通り、相手側で確認に時間がかかってしまう場合や期日が設けられなかった場合、どうしても返信が遅くなってしまうケースがあります。 リマインドを行う際も返信を催促するだけではなく、返信の期日を設けておくことで、その期日に合わせた対応をとってもらえると考えられます。 期日を指定する際は、「期日までに対応が難しい場合、可能な日程を教えていただけますでしょうか」などのように、いつまでなら返事を頂けるかを相手に尋ねる方法も良いと考えられます。
メールでのリマインドを行うことは記録が残るという点で重要なことですが、文章でのやりとりになるため若干冷たい印象を与えてしまう可能性があります。 メールではないので記録が残らないというデメリットはありますが、声のトーンや話し方など、電話ではメールでは伝わらない雰囲気を伝えることができるので、コミュニケーション重視な方にはオススメの方法です。 しかしながら、重要な内容を問い合わせていた場合は、同じ内容をメールでも頂くようお願いしておく点と、出なかった場合に何度も掛け直さないようにする点に注意が必要です。
まとめ
今回は化粧品OEMからの連絡が遅い場合や、来ない場合の対処法についてご説明させていただきました。 化粧品OEMは様々なメーカーとのやり取りを日常的に行っているため、連絡が遅くなる可能性もゼロではありません。 しかしながら、より良い商品を開発するためには、より良い関係性の構築が必須であると考えられます。 お互い気持ち良くビジネスが遂行できるよう、相手への気遣いを忘れないコミュニケーションに努めましょう。
取引先へのリマインドについてお悩みの方は、ぜひこの記事を参考にしてみてください。